メールとリアルタイム会話の区別をつけよう

メールで物事を伝えるとき、例えばこういうことありませんか?

  • 「明日中に回答をお願いします。」
  • 「さきほど電話でお話した○○の件も宜しくお願いします。」
  • 気付いたら、その日だけ何かを依頼される相手が担当の人じゃなくなっている

どれもこれも、今の現場でよく体験することです。
僕もたまにやらかしているかもしれませんが、注意して読み直して送るようにしてます。
何がいけない(と僕が感じる)のか、1つ1つ見てみましょう。

「明日中に回答をお願いします。」

このメールの送信時刻は、23:40頃だったりします。
何がいけないでしょうか?
・・・そう!回答する担当者は、これを翌日に見たりするんですよね。
だから、「明日」が「今日」だと気付かず、
「あ、明日なんだ。じゃあ今日は別のことをやろう」
と思ってしまったりします。

たいてい、読むほうは読むほうの時間で解釈してしまいます。
なので、日付を指定するときはは
「今週中(9/5 18:00頃まで)に」
とか、絶対的な日付(できれば時刻も)をつけてあげるべきだと思うわけですよ。

メールをリアルタイムに見ると思ってしまいがちな人は、まじで注意してほしいところなんですよ。。。

読み手に「送信時刻見て判断しろよ」というのは、あまりにもひどい!
0:30とかに送られていたら、明日が今日なのか明日なのかわかりません!!

「さきほど電話でお話した○○の件も宜しくお願いします。」

これは、CCに関係者が入っていたりするメールによくありますね。
送り主は電話で話した続きをメールに書いただけだと思いますが、関係者みんなわかりません。
何か補足の内容をつけてください。お願いします。。。

気付いたら、その日だけ何かを依頼される相手が担当の人じゃなくなっている

これは、ある日担当者がお休みした日におこりました・・・
今まで、とある件についてはAさんが担当だったのに、Aさんが休みだと知っている先方はBさんにいきなり話を振りました。
・・・急ぎではないのに・・・
AさんもCCに入っているので、いいじゃんと思ったのかもしれませんが、Aさんは翌日にメールを見てどう思うでしょう?
これも補足の内容が入っていてくれればいいのですが、いきなり担当を変えるのはやめてください。
こちらも内部の調整があるのです。。。